Természetesen voltak kifejezetten a külügyi tárca adminisztratív működésével kapcsolatos levélváltásaink is. A Külügyminisztérium szervezetének és vezetésének módosítását egyik legelső feladatomnak tekintettem. Tájékoztattam a miniszterelnököt, hogy a működés korszerűsítésére „ad hoc” bizottságot neveztem ki, ez több hónapos elemzés után számos javaltot dolgozott ki a külügyi igazgatás hatékonyabbá, gyorsabbá és takarékosabbá tételére. A javaslatok és döntések kiterjedtek a belső mechanizmus decentralizálására, a döntési folyamatok és az információáramlás gyorsítására, a külképviseletekkel való kapcsolattartás javítására, [ne feledjük, hogy akkoriban az elektronikus érintkezés még nem létezett!] a kormányzattal történő koordináció erősítésére. A nagykövetek által a miniszterelnöknek és az egyes tárcák vezetőinek küldött ún. „főnöki levelek” tekintetében azok megfelelő (többeknek szóló) címzését és továbbítását határoztam el. „Egyúttal felhasználom az alkalmat, hogy Miniszterelnök Úr Hivatalától is kérjem, hogy a külföldi partnereknek küldött leveleikről a fent leírt rendben a Külügyminisztérium is tájékoztatást kaphasson. Ez elsősorban olyan esetekre vonatkozik, amikor a levelek tartalmával összefüggésben nekem, vagy valamelyik munkatársamnak tennivalói vannak.”?
A miniszterelnök válasza gyors és érdemi volt. Javaslataimmal egyetértett, és rögzítette a vele, illetve a társtárcakkal szükséges rendszeres egyeztetés kereteit. Ez hosszú távon is kívánatos eljárást fogalmazott meg. „A külügyi vonatkozású programokon a külügyminisztérium képviselőjének jelenlétével látjuk biztosítottnak azt, hogy a Minisztérium vezetése és az adott kérdésért felelős munkatársak mindig megfelelően tájékozottak legyenek. […] A külföldi partnereimtől érkező közvetlen megkeresésekről tájékoztatjuk Miniszter urat vagy a Külügyminisztérium illetékes vezetőjét. A gyakorlati teendőkbe bevonjuk a Minisztérium illetékeseit azzal, hogy az esetek többségében a kormányzaton belül az adott ügyet a Külügyminisztériumnak kell majd összefoglalnia. Természetesen bizonyos esetekben a Külügyminisztériumot saját hatáskörben történő közvetlen intézkedésre is kérni fogjuk. A külföldi politikusoktól diplomáciai úton (Külügyminisztérium/nagykövetség) érkező levelezést minden esetben fordítással és javaslattal (pl. igényel-e választ, ki részéről, mikor, stb.) együtt kérem a miniszterelnöki kabinetirodára eljuttatni. […] A miniszterelnöki személyes választ igénylő leveleknél a választervezet elkészítését oly módon kérjük, hogy a tartalmában színvonalas és formájában igényes levél aláírásra alkalmas állapotban kerüljön át a miniszterelnöki kabinetirodára. A nagyobb horderejű és gyors intézkedést igénylő esetekben az előzetes egyeztetésre természetesen változatlanul távmásolat útján látunk lehetőséget. Kérem, hogy a külföldi partnereimnek küldendő, nem protokoll jellegű válaszlevelek tervezetét a másolati példányon miniszter úr láttamozza. […] A leveleknek a címzettekhez történő eljuttatásáról – udvariassági fordítással együtt – a jövőben is a Külügyminisztérium gondoskodjék.”?
